رفتن به محتوای اصلی

در حال ساخت، گروه آزمایشی باز است

از تصمیم تا انجام،از انجام تا رشد.

دفتر نرم‌افزار مدیریت تیم است. کاری را که مدیر در دفتر حضوری با حضورش انجام می‌دهد، از پیگیری در راهرو تا جلسه و یک‌به‌یک، آنلاین و منظم نگه می‌دارد؛ برای تیم‌های ۱۵ تا ۶۰ نفرهٔ حضوری.

  • برایتیم‌های ۱۵ تا ۶۰ نفره
  • زبان و تقویمفارسی، شمسی
  • میزبانیداخل ایران برنامه

۰۱مسئله

تیم که بزرگ می‌شود، مدیریت در پیام‌ها گم می‌شود.

مدیر در دفتر حضوری با حضورش مدیریت می‌کند. تیم که از حدود ۱۵ نفر بگذرد یا دورکار شود، این حضور بین پیام‌رسان، ابزار کارها و ذهن مدیر پخش می‌شود. نتیجه را همه می‌شناسند:

فکر می‌کردم تو انجامش می‌دهی.

دفتر همان پیام‌ها را به کار تبدیل می‌کند: هر کدام یک مالک، یک مهلت و یک وضعیت که همه می‌بینند.

پیام‌رسان: پیام‌های خوانده‌نشدهدفتر: شش کار، هر کدام با مالک و مهلت

قیمت بستهٔ پاییزمالک: ساراامروز
تأیید طرح صفحهٔ قیمتمالک: سارافردا
انتشار کمپین پاییزهمالک: نگارپنجشنبه
ارسال فایل نهایی به مشتریمالک: امیدشنبه
گزارش فروش فصلمالک: امیدیکشنبه
دسترسی سرور آزمایشیمالک: علیگره دوروزه

۰۲محصول

صبح که دفتر را باز می‌کنید، اول همین را می‌بینید.

«میز من»: کار دیرشده بالاتر از کار امروز می‌آید، هر کار مالک و مهلت دارد، و چیزی که منتظر کسی است دیده می‌شود. هیچ نموداری از ساعت حضور یا «بهره‌وری» نیست.

daftar/w/alpha

سه‌شنبه ۲۸ مهر

سلام سارا

۱ کار دیرشده در تیم و ۱ کار برای امروز.

  • ۱اتصال درگاه پرداخت به محیط آزمایشیوب‌سایت جدید، مسئول: امید گره دارد۱ روز تأخیر
  • قرارداد پشتیبانی سالانهکار شخصی، مسئول: شماامروز
  • ۲انتشار کمپین پاییزهکمپین پاییزه، مسئول: نگار مهلت با دلیل تغییر کردشنبه
  • ۳تعریف معماری اعلان‌هااپلیکیشن موبایل، مسئول: علی منتظر پذیرشیکشنبه

طرح با دادهٔ نمونه

  1. ۱گره سن دارد. کاری که گیر کرده با نام مسئول و تعداد روزهای تأخیر بالای صفحه می‌آید؛ کسی لازم نیست بپرسد.
  2. ۲تغییر مهلت دلیل دارد. مسئول پیش از سررسید مهلت را عوض می‌کند و دلیلش برای کسی که کار را سپرده ثبت می‌شود.
  3. ۳سپردن با پذیرش کامل می‌شود. تا مسئول کار را نپذیرد، کار «منتظر پذیرش» می‌ماند و سپارنده آن را می‌بیند.

۰۳چطور کار می‌کند

یک اتاق با چهار سطح.

هر سطح نشانهٔ دفتر یک بخش از کار مدیریتی است: هدف در سقف، ساختار در کف، و دو دیوار اجرا و رشد که هدف را روی ساختار نگه می‌دارند. با اسکرول، اتاق سطح‌به‌سطح ساخته می‌شود.

سقف، هدف

هدف تیم، متصل به کار روزانه

هدف فصل کنار کارهایی می‌نشیند که آن را می‌سازند. پیشرفتش را کار انجام‌شده نشان می‌دهد، نه درصدی که کسی حدس زده.

هدف فصل: سه کمپین تا پایان آذرروی کارها بزنید

۱ از ۳ کار انجام شد.

کف، ساختار

سپردن کار با معیار پایان و سطح اختیار

ساختار یعنی هر کار مالک دارد، معلوم است «تمام‌شده» یعنی چه، و فرد تا کجا اجازهٔ تصمیم دارد؛ همان چیزهایی که مدیر باتجربه هنگام سپردن کار می‌گوید.

سپردن کار به نگارسطح اختیار را عوض کنید
کار
انتشار کمپین پاییزه
معیار پایان
چهار پست تأییدشده منتشر شود.
پیام سارا به نگاراین کار با توست. هر تصمیمی برای رسیدن به معیار پایان لازم بود، خودت بگیر. فقط اگر مهلت در خطر بود خبر بده.

سارا کی خبردار می‌شود؟ فقط اگر مهلت تغییر کند.

دیوار راست، اجرا

از تصمیم تا اقدام، بدون پرس‌وجو

تصمیم جلسه با مالک و مهلت ثبت می‌شود و پیگیری با خود کار است. گرهی که بماند، خودش به دستور جلسه می‌رود. یک هفته را جلو ببرید.

یک هفته از کار تیملغزنده را جابه‌جا کنید

علی گره‌ای ثبت می‌کند: دسترسی به سرور آزمایشی ندارد. از همین لحظه گره سن و مالک دارد.

گره: دسترسی به سرور آزمایشی، مالک: علی۱ روز
انتشار کمپین پاییزه، مالک: نگارمهلت: پنجشنبه

دیوار چپ، رشد

یک‌به‌یک و بازخورد، شفاف برای هر دو طرف

دستور یک‌به‌یک مشترک است، بازخورد به کاری مشخص وصل است، و هرچه مدیر می‌بیند کارمند هم می‌داند.

یک‌به‌یک، چهارشنبهنما را عوض کنید
دستور مشترک
بازخورد ارائهٔ مشتری؛ مسیر یادگیری طراحی
اقدام جلسهٔ قبل
نمونه‌کار تازه، انجام شد
یادداشت خصوصی سارا، فقط برای خودشبپرسم آیا دوست دارد ارائهٔ بعدی را خودش برگزار کند.

هدف، روی ساختار، با دو دیوار اجرا و رشد. اتاق کامل شد.

۰۴از دفتر حضوری تا آنلاین

هر اتاق دفتر حضوری، یک کار مدیریتی است.

دفتر ظاهر دفتر حضوری را شبیه‌سازی نمی‌کند؛ نه آواتار، نه صندلی مجازی. کاری را که هر اتاق برای تیم انجام می‌داد نگه می‌دارد. یک اتاق را روی نقشه انتخاب کنید.

۱

اتاق جلسه

در دفتر حضوری
تصمیم در جلسه گرفته می‌شود و با یادداشت کاغذی یا حافظهٔ آدم‌ها بیرون می‌آید.
در دفتر
هر تصمیم جلسه همان‌جا به کاری با مالک و مهلت تبدیل می‌شود، و پیگیری‌اش با خود کار است.

سطح متناظر: دیوار راست، اجرا

۰۵یک روز با دفتر

یک روز کاری رضا، مدیرعامل یک شرکت نرم‌افزاری ۴۵ نفره

سناریوی نمونه از تحقیق محصول دفتر؛ نه دادهٔ مشتری.

۸:۳۰نسخهٔ اول

شروع روز

بدون دفتر
به چهار مدیر پیام می‌دهد تا بفهمد وضعیت چیست.
با دفتر
«میز من»: کارهای دیرشده و تصمیم‌هایی که منتظر خود اوست.
۹:۳۰نسخهٔ اول

جلسهٔ هفتگی مدیران

بدون دفتر
هر کس گزارش شفاهی می‌دهد و تصمیم‌ها در پیام‌رسان گم می‌شوند.
با دفتر
دستور جلسه از گره‌های بین‌تیمی ساخته شده و هر تصمیم مالک و مهلت می‌گیرد.
۱۱:۰۰افق ۲

یک بازخورد دشوار

بدون دفتر
مدیر تازه‌کار نمی‌داند چه بگوید و از حافظه حرف می‌زند.
با دفتر
بازخورد به یک کار مشخص وصل است، با قالب موقعیت، رفتار، اثر.
۱۴:۰۰نسخهٔ اول

یک‌به‌یک

بدون دفتر
یادداشت‌های پراکنده و قول‌هایی که تا جلسهٔ بعد فراموش می‌شوند.
با دفتر
دستور مشترک و اقدام‌های جلسهٔ قبل، جلوی هر دو طرف.
۱۶:۰۰افق ۲

ورود یک همکار تازه

بدون دفتر
برای هر سؤال: «از علی بپرس».
با دفتر
دعوت با نقش مشخص، و اتاق‌هایی که از روز اول می‌بیند.
۱۷:۳۰نسخهٔ اول

پایان روز

بدون دفتر
نگرانی از اینکه فردا چه چیزی دیر می‌شود.
با دفتر
هشدار مهلت‌هایی که در خطرند، با دلیلشان.

۰۶اعتماد

شفاف مثل شیشه، نه مثل دوربین.

اعتماد در دفتر از معماری محصول می‌آید، نه از شعار. این چهار لایه از روز اول در طراحی گذاشته شده‌اند و وضعیت هر کدام روشن است.

آنچه دفتر نمی‌سازد

  • ثبت خودکار ساعت ورود و خروج
  • پایش صفحه، صفحه‌کلید یا موقعیت
  • نمرهٔ خودکار عملکرد
لایه‌های اعتماد و وضعیت هر کدام
لایهچه تعهدیوضعیت
میزبانی در ایرانسرورهای داخل ایران و هسته‌ای بدون وابستگی به سرویس خارجی، تا قطعی اینترنت بین‌الملل کار تیم را نخواباند.برنامه
بدون پایشنه ساعت ورود و خروج، نه صفحه‌کلید و صفحه، نه موقعیت مکانی.تصمیم محصول
دید دوطرفههر کارمند می‌بیند مدیرش دقیقاً چه داده‌ای از او می‌بیند.برنامه
تصمیم انسانیهیچ تصمیمی دربارهٔ استخدام، ارتقا یا حقوق خودکار نمی‌شود.تصمیم محصول

۰۷دفترچهٔ راهنما

مدیریت تیم، با منبع.

خلاصهٔ سه مقاله دربارهٔ تفویض، یک‌به‌یک و جلسه.

۱تفویض کار بدون پس‌گرفتنش: معیار پایان و سطح اختیارچرا کارهای تفویض‌شده به میز مدیر برمی‌گردند، و چطور با معیار «تمام‌شده» و سطح اختیار روشن این چرخه را بشکنید.

کار تفویض‌شده وقتی برمی‌گردد که دو چیز ناگفته مانده باشد: «تمام‌شده» دقیقاً یعنی چه، و فرد تا کجا اجازهٔ تصمیم دارد.

هنگام سپردن، یک جمله برای معیار پایان بنویسید («چهار پست تأییدشده منتشر شود») و یکی از سه سطح را انتخاب کنید: اجرا کن، پیشنهاد بده، اول بپرس.

سطح اختیار با تجربهٔ فرد در همان نوع کار بالا می‌رود؛ نه یک‌باره برای همهٔ کارها.

۲جلسهٔ یک‌به‌یک و بازخورد: کِی کمک می‌کند و کِی آسیب می‌زندبازخورد همیشه عملکرد را بالا نمی‌برد. یک‌به‌یک منظم و بازخورد متصل به کار، راه کم‌خطرتر است.

دستور یک‌به‌یک را مشترک بنویسید تا کارمند هم موضوع بیاورد، نه فقط مدیر.

بازخورد را به یک کار مشخص وصل کنید و از قالب موقعیت، رفتار، اثر استفاده کنید؛ دربارهٔ رفتار، نه شخصیت.

اقدام‌های جلسهٔ قبل را اول جلسه مرور کنید؛ قولی که پیگیری نشود، اعتماد را کم می‌کند.

۳چرا تصمیم‌های جلسه اجرا نمی‌شوند؟تصمیمی که مالک و مهلت ندارد، تصمیم نیست. چهار عادت که جلسه را به اقدام می‌رساند.

هر تصمیم در پایان جلسه یک جملهٔ روشن، یک مالک و یک مهلت می‌گیرد.

دستور جلسه را از گره‌های باز بسازید، نه از گزارش‌های شفاهی.

اقدام‌های جلسهٔ قبل اولین بند دستور جلسهٔ بعد است.

بحثی که دوباره باز می‌شود، به تصمیم قبلی و دلیلش ارجاع داده شود.

۰۸گروه آزمایشی

هر اتاق روشن، تیمی که کار می‌کند.

اگر بنیان‌گذار یا مدیر تیمی ۱۵ تا ۶۰ نفره هستید، می‌خواهیم دفتر را اول با شما راه بیندازیم. ثبت‌نام تعهدی برای شما ایجاد نمی‌کند.

  1. ۱گفت‌وگویی کوتاه دربارهٔ هفتهٔ کاری تیمتان.
  2. ۲دسترسی زودهنگام به نسخهٔ اول دفتر برای تیم شما.
  3. ۳همراهی ما در راه‌اندازی اتاق‌ها و ریتم هفتگی.

ثبت‌نام در گروه آزمایشی

اطلاعات شما فقط برای هماهنگی همین گروه آزمایشی استفاده می‌شود و در اختیار کس دیگری قرار نمی‌گیرد.

۰۹پرسش‌ها

پرسش‌های پرتکرار

آیا دفتر جای دفتر حضوری را می‌گیرد؟

نه. دفتر برای تیم‌های حضوری، دورکار و ترکیبی ساخته می‌شود تا کارهایی که مدیر در دفتر حضوری با حضورش انجام می‌داد، مثل پیگیری، جلسه، یک‌به‌یک و بازخورد، به هم وصل بمانند، حتی وقتی همه کنار هم نیستند.

دفتر با نرم‌افزار مدیریت پروژه چه فرقی دارد؟

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وضعیت کار را ثبت می‌کنند. دفتر روی لایهٔ مدیریت تیم تمرکز دارد: کار با معیار پایان و سطح اختیار، تصمیم جلسه‌ای که به اقدام می‌رسد، پیگیری گره‌ها و مهلت‌ها، و یک‌به‌یک و بازخورد.

آیا دفتر ساعت کار یا فعالیت کارمندان را ثبت می‌کند؟

نه. ثبت خودکار حضور، پایش صفحه و صفحه‌کلید، و نمرهٔ خودکار عملکرد در برنامهٔ دفتر نیست. هرچه مدیر در دفتر می‌بیند، کارمند هم می‌داند که دیده می‌شود.

دفتر کی آماده می‌شود؟

نسخهٔ اول برای گروه آزمایشی باز می‌شود. اعضای گروه آزمایشی زودتر از بقیه دسترسی می‌گیرند و تاریخ عرضهٔ عمومی را هم اول به آن‌ها خبر می‌دهیم.

برای چه اندازه تیمی مناسب است؟

نسخهٔ اول برای شرکت‌های ۱۵ تا ۶۰ نفره طراحی شده، به‌خصوص آژانس‌ها، شرکت‌های نرم‌افزاری و شرکت‌های مشاوره که چند مدیر میانی دارند.

اطلاعات تیم کجا نگه‌داری می‌شود؟

برنامه این است که دفتر روی سرورهای داخل ایران میزبانی شود و هستهٔ آن به سرویس خارجی وابسته نباشد، تا قطعی اینترنت بین‌الملل کار تیم را متوقف نکند. جزئیات زیرساخت پیش از عرضهٔ عمومی منتشر می‌شود.

آیا دفتر فارسی و با تقویم شمسی است؟

بله. دفتر از ابتدا فارسی و راست‌چین، با تقویم شمسی و اعداد فارسی ساخته شده است.

قیمت دفتر چقدر است؟

قیمت هنوز تعیین نشده است. در گفت‌وگوهای گروه آزمایشی نظر شما را دربارهٔ آن می‌پرسیم.